Impact Trade Fair

Aanleiding

Impact Trade Fair is onderdeel van de Future-Proof Convention en wordt gepositioneerd als een vakbeurs met een inhoudelijk programma én een fysieke marktplaats waar vraag en aanbod samenkomen rondom toekomstbestendige B2B-oplossingen.
Binnen zo’n opzet met meerdere podia en sessies is een consistente audiovisuele basis essentieel: sprekers moeten verstaanbaar zijn, content moet zichtbaar blijven en sessies moeten op tijd kunnen starten, zowel in de grote plenaire setting als in parallelle ruimtes.

Jarenlange samenwerking op locatie

De productie vond plaats in Jaarbeurs Utrecht, waar Heuvelman als partner regelmatig audiovisuele ondersteuning levert. Binnen Impact Trade Fair kwam dat samen in een breed programma met meerdere ruimtes en verschillende publieksmomenten, waarbij opbouw, afstemming en uitvoering strak op elkaar moeten aansluiten.

Advies en aanpak

De aanpak was gericht op één werkbare lijn voor het hele event: voorspelbare sessiestarts, duidelijke ondersteuning per ruimte en een praktische workflow tijdens wisselmomenten.

Belangrijke uitgangspunten in de aanpak:

• Eén consistente technische basis voor presentatie en spraakverstaanbaarheid in alle ruimtes
• Schaalbaar werken: mainstage volledig ingericht, parallelzalen en clubhuis passend bij het programma
• Strakke afstemming op locatie (planning, opbouwmomenten, routing en gebruik van ruimtes)

Uitvoering op de vloer

Mainstage (Triodos Bank x Heuvelman)

Voor de mainstage is de complete audiovisuele ondersteuning verzorgd: een inrichting waarbij audio, beeld en showonderdelen samenkomen tot één plenaire ervaring, afgestemd op presentaties en het verloop van het programma.

16 subzalen in tuinderskassen

Naast de mainstage is ondersteuning geleverd in 16 parallelle ruimtes (tuinderskassen), zodat sessies en programmaonderdelen ook buiten het plenaire podium professioneel en consistent konden plaatsvinden.

Impact Clubhuis

Het Impact Clubhuis fungeerde als aanvullend programma-onderdeel binnen het event. Ook hier is audiovisuele ondersteuning ingericht die past bij het format en het gebruik van de ruimte.

Resultaat

Met de inrichting van de mainstage, de 16 subzalen en het Impact Clubhuis beschikte Impact Trade Fair over een samenhangende audiovisuele basis voor een programma met meerdere gelijktijdige sessies. De uitvoering was gericht op voorspelbaarheid tijdens wisselmomenten en een consistente beleving per ruimte, zodat sprekers en programma soepel konden doorlopen.

Neem contact met ons op

Meer informatie over audiovisuele ondersteuning voor beurzen en congressen met meerdere podia en parallelzalen: plan een adviesgesprek. Onze medewerkers staan voor je klaar!