Zo helpt audiovisuele technologie organisaties om meer regie te pakken

Audiovisuele technologie wordt dagelijks gebruikt om informatie te tonen, samen te werken en ruimtes te ondersteunen. Maar AV kan meer doen dan alleen functioneren op het moment dat het nodig is.

Wanneer informatievoorziening, bediening en beheer goed op elkaar aansluiten, ontstaat meer inzicht in hoe ruimtes en systemen worden gebruikt. Dat helpt organisaties om eerder bij te sturen en minder afhankelijk te worden van losse incidenten.

Dat sluit aan op het thema van onze Inspiratieweek: Van reageren naar regisseren.

Informatie zichtbaar maken op het juiste moment

Goede informatievoorziening gaat niet alleen over welke informatie beschikbaar is, maar ook over waar en wanneer deze zichtbaar wordt.

Digitale schermen kunnen medewerkers en bezoekers bijvoorbeeld voorzien van:

• actuele mededelingen;
• interne communicatie;
• bezoekersinformatie;
• locatiegebonden informatie;
• wijzigingen of praktische updates.

Digital signage (interne link naar oplossing-pillar Digital Signage) kan daarmee onderdeel worden van een bredere informatievoorziening binnen een organisatie.

De techniek alleen is daarbij niet genoeg. Ook moet duidelijk zijn wie content beheert, wie informatie actueel houdt en welke boodschap op welke locatie relevant is.

Slimme vergaderruimtes maken samenwerken eenvoudiger

Vergaderruimtes zijn een goed voorbeeld van een omgeving waarin technologie dagelijkse handelingen eenvoudiger kan maken.

Een ruimte moet bijvoorbeeld geschikt zijn voor presenteren, fysiek overleg en hybride samenwerken. Wanneer iedere vergadering opnieuw vraagt om instellingen aan te passen of ondersteuning in te schakelen, ontstaat onnodige complexiteit.

Een slimme vergaderruimte richt zich daarom vooral op eenvoud:

• Snel een overleg starten;
• Eenvoudig beeld en geluid gebruiken;
• Content delen;
• Online deelnemers betrekken;
• Een herkenbare bediening in verschillende ruimtes.

Hybride vergaderen (interne link naar oplossing-pillar Hybride vergaderen) werkt het beste wanneer de techniek aansluit op de manier waarop medewerkers daadwerkelijk samenwerken.

Centrale bediening en monitoring geven meer overzicht

Wanneer een ruimte uit meerdere technische onderdelen bestaat, kan afzonderlijke bediening het gebruik ingewikkeld maken.

Centrale bediening kan verschillende functies overzichtelijk samenbrengen. Het uitgangspunt is niet zoveel mogelijk techniek beschikbaar maken, maar het gebruik eenvoudiger en voorspelbaarder maken.

Monitoring kan daarnaast meer inzicht geven in de technische omgeving.

Veel problemen worden pas zichtbaar wanneer een gebruiker een storing meldt. Monitoring kan helpen om eerder te zien dat apparatuur aandacht nodig heeft of dat dezelfde technische problemen regelmatig terugkomen.

Dat betekent niet dat ieder probleem automatisch kan worden voorspeld. Het zorgt wel voor meer informatie om gerichter te beheren.

Hybride samenwerken vraagt om samenhang

Bij hybride samenwerken moeten beeld, geluid, content en bediening goed op elkaar aansluiten.

Wanneer één onderdeel niet goed werkt, heeft dat snel invloed op de volledige vergadering. Daarom kijken wij niet alleen naar afzonderlijke apparatuur, maar naar de complete gebruikssituatie.

Het doel is dat techniek het overleg ondersteunt en geen extra drempel vormt voor deelnemers in de ruimte of op afstand.

Automatisering kan terugkerende handelingen verminderen

Sommige terugkerende handelingen kunnen eenvoudiger worden ingericht.

Automatisering kan bijvoorbeeld helpen om processen voorspelbaarder te maken en onnodige handelingen te verminderen.

Daarbij geldt hetzelfde uitgangspunt als bij andere technologie: automatisering is geen doel op zichzelf. Het moet bijdragen aan eenvoud, overzicht of betrouwbaarder gebruik.

Beheer, onderhoud en service horen bij regie

Meer regie stopt niet na installatie.

Audiovisuele systemen moeten ook tijdens dagelijks gebruik betrouwbaar blijven functioneren. Daarom horen beheer, onderhoud en service (interne link naar expertise Service & onderhoud) bij dezelfde aanpak.

Belangrijke vragen zijn:

• Wie houdt overzicht over de audiovisuele omgeving?
• Hoe worden problemen gemeld en opgevolgd?
• Hoe worden systemen onderhouden?
• Wie voert wijzigingen uit?
• Hoe blijft de techniek aansluiten op veranderend gebruik?

Duidelijke afspraken zorgen ervoor dat beheer minder afhankelijk wordt van losse incidenten.

Zo kijken wij naar meer regie met AV

Wij kijken niet alleen naar afzonderlijke audiovisuele oplossingen.

We kijken naar de samenhang tussen technologie, informatie, gebruikers en beheer. Digital signage, vergaderruimtes, monitoring en onderhoud kunnen ieder een andere rol spelen, maar moeten uiteindelijk aansluiten op dezelfde dagelijkse praktijk.

Meer regie betekent daarbij niet automatisch meer technologie. Het betekent vooral meer inzicht, eenvoud en overzicht.

Meer regie over de audiovisuele omgeving

Organisaties die meer overzicht willen creëren binnen hun audiovisuele omgeving, kunnen contact opnemen om de mogelijkheden te bespreken.

Wij denken graag mee over hoe technologie, informatievoorziening en beheer beter op elkaar kunnen worden afgestemd en plannen daarvoor graag een adviesgesprek