5 Vergaderhamers: wat betekende deze classificatie voor vergader- en eventlocaties?

Voor professionele vergader- en eventlocaties draait kwaliteit om meer dan een representatieve zaal. Gastvrijheid, voorzieningen, veiligheid, comfort en techniek moeten samen een omgeving creëren waarin zakelijke bijeenkomsten professioneel kunnen verlopen. De Vergaderhamers maakten die kwaliteit jarenlang zichtbaar.

De vijf hamers waren daarbij geen vijf afzonderlijke categorieën. Vijf Vergaderhamers vormden het hoogste classificatieniveau dat een locatie kon behalen.

Wat waren Vergaderhamers?

Vergaderhamers was een kwaliteitslabel binnen de congres- en vergaderbranche. Het label bestond sinds 1995 en was bedoeld om onder andere kwaliteit, deskundigheid, betrouwbaarheid en service bij professionele vergaderlocaties inzichtelijk te maken.

Locaties die aan de classificatie deelnamen, werden beoordeeld tijdens een uitgebreid inspectieproces. De uiteindelijke score bepaalde het aantal Vergaderhamers.

De opzet van het systeem is door de jaren heen veranderd. Oudere documentatie spreekt over classificaties van één tot en met vijf Vergaderhamers. In de latere versie van het label werd, afhankelijk van de score, een classificatie van drie, vier of vijf Vergaderhamers toegekend. Vijf bleef daarbij het hoogst haalbare niveau.

Dat onderscheid is belangrijk: vijf hamers stonden dus niet voor vijf beoordelingscategorieën, maar voor het behaalde kwaliteitsniveau.

Waar werd een vergader- of eventlocatie op beoordeeld?

In de latere versie van Vergaderhamers beoordeelde een inspecteur een locatie op circa 140 aspecten. Het ging daarmee om een brede kwaliteitsbeoordeling en niet alleen om de uitstraling van vergaderzalen.

Historische publicaties over de classificatie noemen onder andere uitstraling, veiligheid, organisatie, hygiëne, comfort, voorzieningen en dienstverlening. Ook technische onderdelen speelden een rol. Tijdens inspecties werd bijvoorbeeld gekeken naar het klimaatsysteem, de geluidsinstallatie en verlichting.

Deze onderdelen moeten niet worden gezien als een vaste lijst met zeven officiële categorieën. De eisen en de inrichting van het keurmerk zijn gedurende de looptijd aangepast. Ze laten vooral zien hoe breed de kwaliteitsbeoordeling was.

Waarom speelde audiovisuele techniek een rol?

Een professionele bijeenkomst is sterk afhankelijk van wat deelnemers kunnen zien en horen. Een goed ingerichte ruimte kan op het gebied van interieur, catering en hospitality aan hoge verwachtingen voldoen, maar technische problemen hebben direct invloed op de ervaring van een vergadering, presentatie of congres.

Historische documentatie rond Vergaderhamers laat zien dat onder meer geluidsinstallaties en verlichting tijdens inspecties werden meegenomen. Dat maakt audiovisuele techniek onderdeel van het bredere kwaliteitsbeeld van een locatie.

In de dagelijkse praktijk gaat die kwaliteit verder dan alleen de aanwezigheid van apparatuur. Voor hotels en eventlocaties zijn onder andere goede spraakverstaanbaarheid, duidelijk zicht op presentaties, eenvoudige bediening en een betrouwbare technische omgeving belangrijk.

Ook de functie van een ruimte speelt mee. Een boardroom stelt andere eisen dan een trainingsruimte, congreszaal of ruimte die gedurende de dag verschillende opstellingen krijgt. Een passende inrichting met professionele vergadersystemen, beeld en geluid helpt om die verschillende toepassingen goed te ondersteunen.

Wat betekenden 5 Vergaderhamers voor een locatie?

Vijf Vergaderhamers lieten zien dat een locatie binnen de toenmalige classificatie het hoogste niveau had bereikt. In de latere systematiek betekende dit dat een locatie op een groot deel van de uitgebreide kwaliteitseisen hoog scoorde.

Daarmee ging de kwalificatie verder dan alleen een mooie vergaderzaal. De beoordeling keek naar het totaalplaatje van de locatie en de dienstverlening daaromheen.

Voor opdrachtgevers bood dat een manier om locaties op een herkenbare kwaliteitsstandaard te beoordelen. Voor locaties zelf bood het inspectieproces inzicht in onderdelen die goed waren ingericht en gebieden waar verdere verbetering mogelijk was. Historische communicatie van Vergaderhamers beschreef het inspectiebezoek nadrukkelijk ook als middel voor kwaliteitsanalyse en verbetering.

Bestaan de 5 Vergaderhamers nog?

Niet onder deze naam.

In 2021 veranderde Vergaderhamers in YOIN excellent meeting places. Het kwaliteitsmerk richt zich op congres- en evenementenlocaties en is tegenwoordig onderdeel van de dienstverlening van YOIN Exploitatie B.V.

Het huidige YOIN excellent meeting places werkt anders dan de voormalige hamerclassificatie. Ze noemen onder meer faciliteiten, dienstverlening, hygiëne, communicatie en onderhoud als onderdelen die jaarlijks worden beoordeeld. Daarvoor worden een zelfaudit, een audit door een professional en een mystery audit ingezet.

Kwaliteit van vergaderlocaties blijft breder dan een keurmerk

Hoewel de naam Vergaderhamers is verdwenen, blijft de achterliggende kwaliteitsvraag relevant. Hotels, congrescentra en eventlocaties moeten uiteenlopende zakelijke bijeenkomsten kunnen ondersteunen en tegelijkertijd een consistente ervaring bieden.

Audiovisuele techniek is daar één onderdeel van. Beeld, geluid en bediening moeten aansluiten op de ruimte, het gebruik en de verschillende typen bijeenkomsten die een locatie faciliteert. Zeker bij multifunctionele locaties bepaalt de samenhang tussen techniek, ruimte en dienstverlening voor een belangrijk deel hoe professioneel een bijeenkomst wordt ervaren.

Binnen Hotels & eventlocaties ondersteunt Heuvelman locaties met vaste en tijdelijke audiovisuele oplossingen voor onder andere vergaderruimtes, congreszalen en evenementen.

Advies over AV voor hotels en eventlocaties

Professionele audiovisuele techniek kan bijdragen aan een consistente kwaliteit van vergader-, congres- en eventruimtes. Heuvelman denkt mee over oplossingen die aansluiten op de ruimte, het gebruik en de dienstverlening van een locatie.

Meer informatie staat bij Hotels & eventlocaties en Vergadersystemen. Voor een passende AV-aanpak kan direct contact worden opgenomen of een adviesgesprek worden gepland.