Gemeente Stichtse Vecht

Aanleiding

Gemeente Stichtse Vecht wilde de audiovisuele inrichting van de commissiezaal en raadszaal vernieuwen. In de bestaande situatie werd in de commissiezaal uitsluitend audio gestreamd via discussieposten. De wens was om de totale vergaderbeleving te verbeteren met videostreams, vernieuwde discussieposten en een toekomstbestendige infrastructuur die flexibel te beheren is. Daarnaast was er behoefte aan een inrichting die aansluit op de dagelijkse vergaderpraktijk én inzetbaar is voor distributie van beeld en geluid richting interne en externe kanalen.

Uitdaging

Binnen gemeentelijke vergaderomgevingen zijn betrouwbaarheid, verstaanbaarheid en bediengemak randvoorwaarden. Tegelijk speelt continuïteit een rol: vergaderingen moeten zonder technische drempels kunnen plaatsvinden, terwijl de AV-keten ook geschikt moet zijn voor opname, streaming en distributie naar interne en externe kanalen. Voor Stichtse Vecht lag de uitdaging in het moderniseren van beide zalen, met hergebruik waar mogelijk en met een inrichting die schaalbaar blijft. Belangrijk uitgangspunt was een centrale aanpak, zodat beheer en uitbreiding niet per zaal opnieuw hoeven te worden ingericht.

Advies en aanpak

Heuvelman adviseerde om de discussieposten in de raadszaal te vernieuwen en de bestaande raadszaalposten vervolgens te hergebruiken in de commissiezaal. Daarmee ontstond een efficiënte upgrade: moderniseren waar de behoefte het grootst is en tegelijk waarde halen uit bestaande apparatuur.
Daarnaast zijn bestaande middelen hergebruikt, waaronder drie displays en een trolley, om de inrichting doelmatig te vernieuwen. Dit hergebruik ondersteunt een efficiënte update, zonder concessies te doen aan functionaliteit en gebruiksgemak.

Oplossing

De volledige installatie is opgebouwd als een netwerkgebaseerde AV-omgeving (AV over IP), waardoor audio en video via het netwerk kunnen worden gedistribueerd en beheerd. Dit maakt de inrichting overzichtelijker te beheren en eenvoudiger uit te breiden. In zowel de raadszaal als de commissiezaal is het MVI-pakket geïnstalleerd, aangevuld met camera’s, presentatieaansluitingen en een gebruiksvriendelijke bediening.

Video voor registratie en vergaderbeleving

Voor het in beeld brengen van vergaderingen zijn meerdere camera’s geplaatst, zodat de vergadering professioneel gevolgd kan worden, zowel in de ruimte als via eventuele distributiekanalen. De cameraregistratie ondersteunt daarmee zowel live gebruik als terugkijken/archiveren.

Discussiesysteem en microfonie

Het discussiesysteem ondersteunt een gestructureerde vergaderflow en draagt bij aan verstaanbaarheid in de ruimte en in eventuele streams/opnames. Draadloze microfoons bieden extra flexibiliteit voor sprekers en situaties buiten vaste posities. Hierdoor blijft audio consistent, ook bij wisselende opstellingen of sprekersposities.

Presenteren en delen

Voor presentaties zijn vaste aansluitpunten gerealiseerd (HDMI/USB-C) en is draadloos presenteren toegevoegd, zodat content snel en laagdrempelig gedeeld kan worden. Dit verkleint de opstarttijd van vergaderingen en maakt presenteren minder afhankelijk van specifieke devices of adapters.

Bediening, monitoring en continuïteit

De AV-installatie wordt bediend via een AMX 10” touchscreen. Voor het MVI-systeem is een apart bedieningsscherm voorzien. Daarnaast is een backup-opnamemogelijkheid ingericht, als onderdeel van de continuïteit rondom vergaderregistratie. Deze inrichting ondersteunt bedrijfszekerheid, zeker op momenten waarop registratie of doorlevering van belang is.

Resultaat

Met de vernieuwde inrichting beschikken raadszaal en commissiezaal over een moderne, centraal te beheren AV-omgeving die klaar is voor hedendaagse vergaderpraktijk. Door de combinatie van vernieuwde componenten, hergebruik van bestaande middelen en een AV-over-IP basis is een oplossing gerealiseerd die gericht is op betrouwbaarheid, flexibiliteit en consistent gebruik. De vergaderomgeving ondersteunt nu zowel dagelijkse besluitvorming als professionele registratie en distributie van beeld en geluid, inclusief een interne video-/audioverbinding richting de lokale omroep.

Geïmplementeerde onderdelen

• Panasonic camera’s voor vergaderregistratie
• Televic discussiesysteem (19 posities)
• Presentatieaansluitingen (HDMI/USB-C)
• Draadloos presenteren (Barco ClickShare)
• Fohhn luidsprekers
• Draadloze handheld microfoons
• AMX 10” touchscreen bediening voor AV
• Bedieningsscherm voor MVI
• Backup-opnamevoorziening
• Interne video/audio doorverbinding richting lokale omroep

Neem contact met ons op

Voor meer informatie over het moderniseren van raadszalen en vergaderruimtes met betrouwbare AV-infrastructuur en centrale bediening, neem contact met ons op. Onze medewerkers staan voor je klaar!