Gemeente Amsterdam

Aanleiding

Binnen de samenwerking met de Gemeente Amsterdam is de raadszaal een centrale plek voor besluitvorming. De bestaande situatie sloot niet meer aan op de huidige eisen rondom gebruik, techniek en toegankelijkheid.

Daarbij was er nadrukkelijk de wens om audiovisuele middelen niet langer als losse toevoeging te zien, maar als integraal onderdeel van de ruimte en het proces. Inclusiviteit speelde hierin een belangrijke rol. Zo is er bijvoorbeeld gekozen voor een Auracast-systeem met neckloops, zodat ook slechthorenden de vergadering live en volwaardig kunnen volgen.

Uitdaging

De raadszaal moest een omgeving worden waarin besluitvorming soepel en overzichtelijk verloopt. Dat betekent dat iedereen goed verstaanbaar en zichtbaar moet zijn, met duidelijke informatievoorziening en een vergaderproces dat zonder onderbrekingen kan doorgaan.

Daarnaast speelden bredere thema’s een belangrijke rol. De zaal moest inclusief zijn voor alle gebruikers, duurzaam ingericht worden en tegelijkertijd veilig en betrouwbaar functioneren, ook bij vertrouwelijke vergaderingen. Iedereen moet kunnen deelnemen aan het democratisch proces, ongeacht beperking of rol binnen de zaal. Daarbij werken we volgens onze ISO-gecertificeerde processen, waarin kwaliteit en duurzaamheid geborgd zijn.

Advies en aanpak

Vanaf de start is nauw samengewerkt met de interieurarchitect en de projectmanager van de Gemeente Amsterdam. Daarbij hebben we niet alleen gekeken naar techniek, maar vooral naar hoe de ruimte gebruikt wordt tijdens vergaderingen. Op basis daarvan hebben we geadviseerd om audiovisuele middelen volledig te integreren in het ontwerp.

Daarbij lag de focus op:

• Ondersteuning van het vergaderproces
• Hergebruik van bestaande materialen waar mogelijk
• Een duurzame en toekomstbestendige inrichting
• Een veilige en betrouwbare infrastructuur

Zo zijn bestaande luidsprekers behouden en opnieuw ingezet, passend binnen de bredere ontwerpvisie. Tegelijk is er een infrastructuur ontworpen die veilig en betrouwbaar is, en eenvoudig kan schakelen tussen openbare en vertrouwelijke vergaderingen, zowel binnen de zaal als tussen verschillende vergaderruimtes van de Gemeente Amsterdam.

Oplossing

De oplossing is een volledig geïntegreerde audiovisuele inrichting die het vergaderproces ondersteunt zonder op de voorgrond te treden. Alle onderdelen werken samen en sluiten aan op de manier waarop de zaal dagelijks gebruikt wordt. Daarnaast worden de griffie en voorzitter verder ontzorgd, zodat zij zich kunnen focussen op de inhoud in plaats van op de techniek.

De techniek is zo ingericht dat:

• Sprekers automatisch hoorbaar zijn en in beeld komen
• Informatie, zoals agendapunten en spreektijd, altijd duidelijk zichtbaar is
• Er altijd automatische back-up opname is van de vergadering

Ook op het gebied van veiligheid is de oplossing ingericht op de praktijk. Door te werken met een gesloten systeem en een centrale infrastructuur kan per vergadering worden bepaald wat intern blijft en wat gedeeld wordt.

Resultaat

De vernieuwde raadszaal is een omgeving waarin techniek en gebruik volledig op elkaar aansluiten. Audiovisuele middelen zijn geen los onderdeel meer, maar dragen direct bij aan het democratisch proces. Door de nieuwe ovale raadstafel en logische zichtlijnen kunnen de raadsleden elkaar zien én aanspreken, waarbij de techniek hen ondersteunt.

Vergaderingen verlopen overzichtelijker, iedereen kan de bijeenkomst goed volgen en de rol van techniek blijft op de achtergrond. Of het nu gaat om een raadslid, griffier, bezoeker of pers, iedereen beschikt over alle informatie op het juiste moment. Hierdoor is de raadszaal klaar voor de toekomst. Binnen de bredere samenwerking werken we daarnaast aan verdere verduurzaming en toekomstbestendig maken van locaties, onder andere door de verdere uitrol van hybride werken.

Jacqueline van der Aa — Projectmanager Gemeente Amsterdam:

Wij zijn erg tevreden met hoe de samenwerking met Heuvelman is verlopen. De planning was krap maar door de toewijding van het team is het gelukt om de zaal ook AV technisch op tijd op te leveren. De openingsweek (afscheid en beëdiging raad) is vlekkeloos en zonder storingen verlopen.

Geïmplementeerde onderdelen

De gerealiseerde oplossing bestaat uit een combinatie van systemen die samen het vergaderproces ondersteunen:

• Vergadersysteem met 64 discussieposten
  Met spreektijdensleutel voor eerlijke en gestructureerde verdeling van spreektijd.
• 9 automatische camera’s
  Voor automatische sprekerstracking en overzichtsbeelden, zodat alles duidelijk in beeld is.
• 2 LED-walls van 162 inch (Philips)
  Voor heldere weergave van sprekers en automatische weergave van agendapunten.
• 12 plafondluidsprekers

In combinatie met hergebruikte speakers zorgen zij voor perfecte verstaanbaarheid.

• Centrale bediening via MVI en AMX touchschermen
  Voor eenvoudige aansturing en inzicht in bijvoorbeeld stemmingen.
• 2 afkijkmonitors

Overzicht voor de voorzitter, zodat de vergaderingen soepel verlopen.

• Gesloten AV-infrastructuur met racks
  Voor veilige distributie en controle over signalen.
• Faciliteiten voor pers en publiek
  Inclusief SDI/XLR aansluitingen en draadloze microfoons.
• Toegankelijkheidsoplossingen
  Zoals Auracast met neckloops zodat ook slechthorenden de vergaderingen kunnen volgen.

Toekomstvisie

De raadszaal is onderdeel van een bredere samenwerking waarin Heuvelman al jaren de audiovisuele partner is van de Gemeente Amsterdam. Naast dit project werken we aan de verdere ontwikkeling van audiovisuele voorzieningen binnen de gemeente, waaronder het faciliteren van hybride werken op verschillende locaties.

Daarbij blijven duurzaamheid, inclusiviteit en toekomstbestendigheid centraal staan. Zo bouwen we samen aan audiovisuele oplossingen die aansluiten op de praktijk en het democratisch proces binnen de gemeente versterken.

Martijn Koemans — Projectmanager Heuvelman Sound & Vision B.V.

Door een goede samenwerking, zowel intern als met alle externe partners, hebben wij voor de Gemeente Amsterdam binnen de gestelde planning deze gebruiksvriendelijke en moderne av-installatie opgeleverd. Uniek hieraan is de spreeksleutel die speciaal voor de gemeente is ontwikkeld. Hiermee kan de spreektijd van de verschillende partijen geregeld worden, wat een mooie extra uitdaging was in dit project.