Gemeente Amsterdam: Willem Kraanzaal

Aanleiding

Binnen de samenwerking met de Gemeente Amsterdam ontstond de wens om ook de Willem Kraanzaal te voorzien van een moderne audiovisuele inrichting. De zaal wordt gebruikt voor commissievergaderingen en andere bijeenkomsten en moest beter aansluiten op de werkwijze en technische mogelijkheden van de Raadzaal.

Uniformiteit speelde hierbij een belangrijke rol. Daarom was er behoefte aan een nieuw discussiesysteem, een uitgebreid vergadermanagementsysteem en een betrouwbare audiovisuele infrastructuur.

Uitdaging

De Willem Kraanzaal moest geschikt worden gemaakt voor verschillende soorten vergaderingen en bijeenkomsten. Daarbij moet natuurlijk iedereen in de zaal goed verstaanbaar en zichtbaar zijn en informatie op het juiste moment beschikbaar zijn.

Tegelijkertijd moet de techniek eenvoudig te bedienen zijn. De gebruikers kunnen zich richten op de inhoud van de vergadering, zonder zich bezig te hoeven houden met verschillende technische systemen. Ook toegankelijkheid, informatiebeveiliging en het betrouwbaar opnemen en uitzenden van vergaderingen spelen hierbij een belangrijke rol.

Advies en aanpak

Bij het ontwerp van de oplossing is nauw aangesloten op de werkwijze in de Raadzaal. Daarbij hebben we niet alleen gekeken naar de benodigde apparatuur, maar vooral naar het volledige vergaderproces en de verschillende rollen binnen de zaal.

De audiovisuele onderdelen zijn samengebracht in één geïntegreerde omgeving. Hierdoor kunnen de voorzitter en de griffie de vergadering vanuit een overzichtelijke gebruikersinterface voorbereiden, beheren en afronden.

Ook is rekening gehouden met de bestaande voorzieningen. De aanwezige luidsprekers zijn behouden en aangesloten op nieuwe versterkers en audioprocessoren. Voor de distributie van beeld en geluid is gekozen voor een flexibele infrastructuur die eenvoudig kan worden aangepast of uitgebreid.

Oplossing

De Willem Kraanzaal is voorzien van een geïntegreerde audiovisuele oplossing voor het volledige vergaderproces. Deelnemers melden zich met een persoonlijke badge aan op het Televic discussiesysteem, waarna hun vergaderpositie automatisch wordt gekoppeld.

Via MVI beheren de voorzitter en griffie onder meer sprekers, microfoons en stemmingen. De koppeling met Notubiz maakt het mogelijk deelnemers, agendapunten en stemonderwerpen automatisch in te laden en vergaderingen online uit te zenden en terug te zoeken.

Zes Panasonic camera’s brengen de actieve spreker automatisch in beeld. Philips beeldschermen tonen presentaties en vergaderinformatie.

Daarnaast beschikt de zaal over draadloze microfoons, opnameapparatuur en luisterondersteuning voor slechthorenden.

Resultaat

De Willem Kraanzaal beschikt over een gebruiksvriendelijke audiovisuele inrichting. Vergaderingen kunnen eenvoudig worden voorbereid, bediend, opgenomen en uitgezonden.

De voorzitter en griffie houden overzicht over het vergaderproces, terwijl deelnemers goed verstaanbaar en zichtbaar zijn en het publiek over de juiste informatie beschikt.

Dankzij de flexibele infrastructuur is de zaal bovendien voorbereid op toekomstige uitbreidingen. Zo beschikt de Gemeente Amsterdam over twee vergaderzalen met een uniforme werkwijze.

Geïmplementeerde onderdelen

De gerealiseerde oplossing bestaat uit verschillende systemen die gezamenlijk het vergaderproces ondersteunen:
- Televic discussiesysteem met badgeaanmelding: identificatie van deelnemers en automatische koppeling aan een vergaderpositie.
- MVI vergadermanagementsysteem: beheer van sprekers, microfoons, spreektijden en stemmingen.
- Zes Panasonic camera’s: automatische sprekerstracking en overzichtsbeelden.
- Philips beeldschermen: presentaties, camerabeelden en vergaderinformatie.
- AMX en Elo touchschermen: centrale bediening van de audiovisuele installatie.
- AV over IP infrastructuur: flexibele distributie van beeld en geluid.
- Koppeling met Notubiz: vergaderinformatie, online uitzendingen en digitale doorzoekbaarheid.
- Auri luisterondersteuning met neckloops: betere verstaanbaarheid voor slechthorenden.
- Draadloze Sennheiser microfoons: flexibel en veilig gebruik.
- Epiphan Pearl recorder: betrouwbare opname van beeld en geluid.
- Bestaande luidsprekers met nieuwe audiotechniek: De luidsprekers zijn opnieuw ingezet en aangesloten op nieuwe versterkers en audioprocessoren.

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek over de technische invulling van een raadzaal. Onze medewerkers staan voor je klaar!