EARMA Conference Utrecht 2026

Tijdens de EARMA Conference Utrecht 2026 in Jaarbeurs Utrecht verzorgde Heuvelman Sound & Vision de volledige audiovisuele ondersteuning. Naast AV-ondersteuning tijdens het programma richtten we een Speaker Support Room in waar presentaties werden gecontroleerd en ondersteund. Ook leverden we streamingoplossingen voor online deelnemers, zodat het congres zowel op locatie als op afstand professioneel te volgen was.

Aanleiding

De EARMA Annual Conference is de jaarlijkse ontmoetingsplek voor research managers en administrators uit Europa en daarbuiten. De editie in Utrecht stond in het teken van leiderschap en impact binnen research management. In zo’n meerdaags programma zijn verstaanbaarheid, zichtbaarheid van content en een strakke presentatieflow essentieel, zowel voor deelnemers in de zaal als online.

Advies en aanpak

De aanpak was gericht op een voorspelbare congresflow:

• Eén duidelijke werkwijze voor presentaties, checks en sessiestarts
• Praktische ondersteuning voor sprekers via een centrale Speaker Support Room
• Streaming als onderdeel van de totale keten, zodat online deelname meeloopt met het live programma

Door voorbereiding en begeleiding te organiseren rondom sprekers, content en live-momenten, blijft het programma soepel draaien en blijft de focus bij de inhoud, niet bij de techniek.

Uitvoering op locatie en online

Speaker Support Room
In de Speaker Support Room zijn presentaties vooraf gecontroleerd en waar nodig ondersteund, zodat sprekers met de juiste versie en instellingen het podium op gingen.

AV-ondersteuning tijdens het programma
Tijdens de conferentiedagen verzorgden we de audiovisuele ondersteuning op locatie, afgestemd op het programma en de setting.

Streamingoplossingen voor online deelnemers
Voor deelnemers die op afstand deelnamen is streaming ingericht, zodat het event ook online professioneel te volgen was en het hybride bereik werd vergroot.

Resultaat

Met een centrale presentatieflow, speaker support en streaming als onderdeel van één keten is de EARMA Conference Utrecht 2026 voorspelbaar en professioneel uitgevoerd. Sprekers werden ontzorgd, sessies konden strak starten en zowel on-site als online deelnemers konden het programma prettig volgen.

Neem contact met ons op

Meer weten over speaker support, presentatieflow en streaming voor (inter)nationale congressen? Neem contact op voor een adviesgesprek.