088 02 74 900
Inspiratieboek downloaden

Conferenties en congressen

Een conferentie of congres is bedoeld om mensen bij elkaar te brengen en te verbinden. Een conferentie heeft vaak een maatschappelijk / sociaal thema, terwijl het bij een congres vaak om een zakelijk / wetenschappelijk thema gaat.

Waarom een conferentie of een congres organiseren?

Een conferentie of een congres is een fysieke bijeenkomst, die eventueel kan worden uitgebreid met een online platform zodat de bijeenkomst ook via internet te volgen is. Is dit een wens? Dan zetten wij ons gebruiksvriendelijke, interactieve, online platform voor u in.

Voor conferenties en congressen adviseert, levert en installeert Heuvelman audiovisuele apparatuur op elke denkbare locatie.

De vertrouwde partner van
Heuvelman -  hybride event

Waarom kiezen voor Heuvelman?

Heuvelman heeft zich al jaren bewezen op het gebied van audiovisuele diensten bij zakelijke events.
Een succesvol event is namelijk goud waard, maar er bestaan nog vele misverstanden en vragen over events.

Wij hebben de juiste antwoorden vanuit de praktijk en stellen op basis van uw aanvraag een specialistisch team samen dat past bij uw vraagstuk. Wij verzorgen niet alleen de audiovisuele techniek, maar begeleiden en adviseren ook over tribune- en podiumopbouw, de inrichting van stands, stroomvoorziening, vloerbekleding, toiletten en meubilair.

Samen behalen we het doel van uw evenement. Van advies tot productie staan wij voor u klaar. Zo draagt Heuvelman bij aan bijzondere ervaringen en inspirerende belevingen.

Heuvelman -

Content design

Onze content designers kunnen de content voor uw evenement verzorgen. Deze content is zichtbaar op de schermen tijdens een evenement. Zij kunnen u tevens faciliteren met het live streamen van het evenement event.

Werkwijze

Onze werkwijze is gebaseerd op jarenlange ervaring en brede kennis van de markt en ons vak. Wij werken met vaste teams van productiemanagers en technici die goed op elkaar ingespeeld zijn.

Wij zijn bekend met de meeste eventlocaties en zijn op de hoogte van de (on)mogelijkheden op audiovisueel vlak. Zo kunnen onvoorziene omstandigheden worden voorkomen. U bent verzekerd van een goed advies en dat bespaart u tijd en kosten.

Waar moet je aan denken bij het organiseren van een conferentie of een congres?

Gaat het om bestaande relaties, het aantrekken van nieuwe klanten, het creëren van een grotere naamsbekendheid, het delen van kennis, het inspireren van uw doelgroep of het bieden van een netwerkplatform. Er is altijd wel een reden om een conferentie of een congres te organiseren.

Bij het organiseren van een conferentie of een congres zijn vele factoren van invloed op het succes van het evenement. Beleving, inspiratie en interactie zijn naast het geven van informatie, ontzettend belangrijk.
Samen met u bedenken we de beste vorm, het concept en het programma van het evenement.

Het organiseren van een congres is niet even snel geregeld en komt er nogal wat bij kijken. Waar je allemaal aan moet denken staat in onze checklist. Deze checklist is de basis voor een goedgeorganiseerd congres.

hybride event

Checklist voor het organiseren van een conferentie of een congres

1. Begin op tijd met het formuleren van:
• Doel
• Doelstelling
• Doelgroep
• Thema/onderwerp

2. Zelf doen of uitbesteden:
• Intern organiseren of uitbesteden
• Budget vaststellen

3. Vind een geschikte locatie voor de conferentie of het congres.
• Passende locatie
• Bereikbare locatie
• Actief meedenken

4. Save the date
• Kies een geschikte datum
• Verstuur een save the date
• Denk alvast na over een verrassende uitnodiging
• Verstuur de uitnodiging op tijd
• Stuur eventueel nog een herinnering

5. Zorg voor een boeiende invulling van de conferentie of het congres
• Ontvangst/registratie
• Koffie/thee
• Welkomstwoord
• Sprekers
• Interactie
• Lunch
• Workshops
• Slot
• Borrel

6. De dag dat de conferentie of het congres plaatsvindt.
• Rolverdeling
• Draaiboek
• Goede voorbereiding is het halve werk!

7. Evaluatie
• Bekijk wat goed en minder goed ging en neem dit mee als leerpunt voor een volgend congres. Vergeet daarnaast niet om bedankbrieven te sturen naar de sprekers, leveranciers en de gasten van het congres.

Weten hoe we dit voor uw bedrijf kunnen inzetten?

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

De innovatieve partner van totaalconcepten